Khách mời là một thành phần chủ yếu có khả năng quyết định sự kiện được tổ chức có hoàn hảo hay không. bởi do thế hầu hết những nhà tổ chức event đều chú trọng tới việc quản lý tốt khách mời tham dự sự kiện. Để làm tốt nhất việc này người tổ chức sự kiện cần phải biết phương pháp tổ chức, lên kế hoạch và có khả năng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Vậy để quản lý tốt nhất khách mời tham gia sự kiện bạn cần phải sử dụng đa số biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham dự sự kiện là ai?

Với tư phương pháp là một người thực hiện sự kiện cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là đa số ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời đến khách hàng nếu như có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. tại vì thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức event bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh liên quan tới khách mời trong quá trình event được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi thực hiện sự kiện, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 tới 4 chiếc bàn cùng một số đa số PG các người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời đến tham dự event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm tới một vài nhân vật quan trọng hoặc đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia event bằng cách thức sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được thực hiện mà bạn có thể đặt thêm tương đối nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.